[ Pobierz całość w formacie PDF ]

Franciszka Ramotowska

Uwagi o księgach kancelaryjnych i archiwalnych urzędów polskich i rosyjskich

 

Rozwój biurowości polskiej i rosyjskiej w XIX w. znalazł odbicie w aktach wyprodukowanych przez kancelarie. Typy i rodzaje ksiąg były ściśle związane z organizacją i stylem pracy urzędów a swój rodowód wyprowadzały one z pewnego rodzaju akt osiemnastowiecznych – akt czynności. Postać tych akt wykształciła się po wprowadzeniu władz kolegialnych, których obrady rejestrowane były w formie protokołów. Do jednej księgi wpisywano zarówno dokładną datę pism wchodzących, uchwał i pism wychodzących, jak i daty czynności urzędników (protokoły korespondencji). Dokumentację jednej sprawy wyodrębniono w osobnym pliku, poszycie lub grupie poszytów i tworzono z nich jednostki samodzielne lub łączono w jednostki zbiorcze według kategorii spraw. Jednostkom tym w registraturze nadawano różne układy jak strukturo rzeczowy, rzeczowy, chronologiczny, alfabetyczny. Księgi protokołów czynności przeszły ewolucję w kierunku różnego typu pomocy ksiąg kancelaryjnych, ksiąg sesyjnych (protokoły zebrań), ksiąg uchwał, dekretów, sentencji itp.      Rozwój ksiąg kancelaryjnych , zależny od struktury urzędów i sposobu ich pracy szedł więc w kierunku zanikania szczegółowych ksiąg czynności, przy których akta stanowiły załączniki, i wykształcania się różnego rodzaju pomocniczych ksiąg kancelaryjnych, przeznaczonych do rejestrowania całej korespondencji, jej obiegu, trybu załatwiania oraz różnych elementów treści.

Księgi kancelaryjne :

·         Dzienniki korespondencyjne – w kancelariach polskich prowadzone gdy nie było dzienników wydziałowych

·         Dzienniki główne

·         Dzienniki wydziałowe lub sekcyjne (odpowiadające rosyjskim rejestrom referatowym)

·         Dzienniki kancelaryjne (kontroli kancelistów)

·         Dzienniki ekspedycji ( w kancelarii rosyjskiej rejestr pism wychodzących)

Księgi archiwalne :

·         Dzienniki reprodukcyjne (wznowienia spraw)

·         Księgi kontrolne czynności archiwalnych

·         Skorowidze archiwalne

·         Repertoria

·         Dzienniki wydawanych akt, kalendarze

·         Inwentarze

·         Spisy odbiorcze

Księgi kancelaryjne służyły rejestracji obiegu pisma w różnych fazach, kontrolowaniu czynności kancelaryjnych pracowników, kontrolowaniu sposobu załatwiania spraw przez urzędników, rejestracji pisma i dekretacji. Podstawowymi księgami kancelaryjnymi były dzienniki ogólne i główne.

Księgi archiwalne. Sukcesywnie sporządzano spisy wszystkich jednostek registraturalnych. Na ich podstawie przeprowadzono podział akt na 3 kategorie : trwałego przechowywania w archiwum, czasowego oraz wybrakowania. W archiwach ponadto opracowywano pomoce ewidencyjno-informacyjne takie jak skorowidze, repertoria i inwentarze. Skorowidze i repertoria wskazywały w której jednostce archiwalnej znajduje się poszukiwana sprawa. Archiwa prowadziły księgi kontrolne własnych czynności.

Kancelaria rosyjska

Rejestr wpływów składał się z kilku oddzielnie prowadzonych ksiąg mających własną numerację pism. Księgi pomocnicze w kancelariach rosyjskich urzędów administracyjnych służyły kontroli obiegu pisma i sposobu załatwienia sprawy. W archiwum urzędu akta po upływie 10 lat miały ulegać brakowaniu.

 

 

 

[ Pobierz całość w formacie PDF ]